Art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 GDPR e dell’art. 13 D.Lgs. n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (cosiddetta Legge Privacy).
Associazione sindacale dei notai della Lombardia – Guido Roveda e la presente informativa
L’associazione sindacale dei notai della Lombardia – Guido Roveda è una associazione non riconosciuta di tipo sindacale, in seguito anche solo “l’associazione”, cioè una associazione che ha lo scopo di tutelare gli interessi collettivi dei notai che abbiano la propria sede nel territorio della Regione Lombardia.
Nella presente informativa è descritto il modo in cui l’associazione, raccoglie, utilizza, condivide e conserva i dati personali dei propri associati e di eventuali terzi in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), in sintesi GDPR. L’associazione si riserva di modificare la presente Informativa sulla privacy e, a seconda della natura della modifica, di darne informazione ai propri associati.
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è il presidente pro tempore della associazione, domiciliato presso la sede della associazione in via Locatelli n. 5, 20124 Milano, indirizzo di posta elettronica info@assonotailombardia.it .
Interesse legittimo al trattamento
Per poter svolgere la propria attività, l’associazione deve utilizzare alcuni informazioni (dati) che riguardano i propri associati. In alcuni casi (invio di comunicazioni di interesse generale per i notai della Lombardia) l’associazione utilizza anche i dati di notai non associati tratti dall’Albo Unico Albo Unico professionale elettronico – Articolo 3, D.P.R. 7 agosto 2012, n. 137.
L’associazione ha altresì un interesse legittimo trattamento dei Suoi dati per tutelare i propri diritti legali. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale.
Modalità di trattamento dei dati
I dati personali verranno raccolti, registrati, organizzati, strutturati, conservati, adattati o modificati, estratti, consultati con modalità sia elettroniche, sia manuali. L’associazione mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato che assicuri la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamenti dei dati, il ripristino tempestivo e l’accesso ai dati in caso di incidente fisico o tecnico, procedure per testare e valutare regolarmente l’efficacia delle suddette misure e riduca al minimo il rischio di distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata dei dati, accesso accidentale o illegale ai dati personali trasmessi, conservati o trattati.
I dati personali non verranno utilizzati per scopi di lucro o commerciali, per attività di marketing o di invio di pubblicità.
Finalità del trattamento
I dati personali degli associati vengono trattati,
- per tenere aggiornato l’elenco degli associati;
- per verificare la sussistenza dei requisiti richiesti per far parte della associazione;
- per il perseguimento dei legittimi interessi della associazione, nei limiti del GDPR, quali, ad esempio, la tutela dei diritti legali della stessa associazione;
- per comunicare con Lei mediante posta ordinaria, posta elettronica, telefono o sistemi di messaggistica;
- per rispondere alle Sue domande e/o richieste
I dati personali dei notai non associati vengono trattati esclusivamente per l’invio di comunicazioni di interesse generale.
Categorie particolari di dati personali
Alcune categorie particolari di dati personali che potrebbero riguardare gli associati, quali quelli che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale, non saranno oggetto di trattamento salvo che:
- l’associato abbia prestato il consenso esplicito al trattamento;
- il trattamento venga effettuato dalla associazione, nell’ambito delle sue legittime attività e con adeguate garanzie e riguardi unicamente gli aderenti alla associazione (articolo 9, paragarfo 2, lettera d) del GDPR).
Destinatari dei dati – Comunicazione dei dati
I dati personali non verranno comunicati a nessuno salvo che:
- l’associato abbia espresso il consenso alla comunicazione dei suoi dati personali per una o più finalità specifiche;
- per adempiere ad obblighi legali cui fosse soggetta l’associazione;
- per il perseguimento dei legittimi interessi della associazione, nei limiti del GDPR.
La comunicazione dei dati avviene in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, avvalendosi di strumenti informatici e telematici.
I dati personali degli associati saranno ad esempio comunicati:
- alla Federazione delle associazioni sindacali regionali dei notai italiani (Federnotai) per le finalità derivanti dalla appartenenza della associazione a detta Federazione.
Trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale
L’associazione non ha l’intenzione di trasferire i dati personali degli associati e dei notai non associati a un paese terzo.
Fonte dei dati personali
Le informazioni (dati) verranno raccolte:
- sulla base delle dichiarazioni rese direttamente dall’associato all’atto della domanda di iscrizione alla associazione;
- dall’Albo Unico Albo Unico professionale elettronico – Articolo 3, D.P.R. 7 agosto 2012, n. 137
- presso soggetti terzi pubblici o privati, che ne dispongono legittimamente.
Conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati dalla associazione per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati a meno che l’associazione non sia tenuta a conservarli per il periodo più lungo stabilito dalla legge.
Qualora i dati non siano più necessari per le legittime attività della associazione, essa adotterà misure ragionevoli per distruggere tali dati in modo sicuro o per renderli definitivamente non identificabili. Per ulteriori informazioni su come l’associazione conserva i dati personali, è possibile contattare il “titolare del trattamento” consultandone i riferimenti nella sezione “Titolare del trattamento”.
Accesso ai dati – Dati erronei o non aggiornati
Ciascun interessato ha diritto di ottenere dalla associazione la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei dati personali che lo riguardano e in tal caso di accedere in ogni momento ai dati personali che lo riguardano e che sono in possesso della associazione, nonché alle seguenti informazioni:
- finalità del trattamento;
- categoria dei dai personali;
- i destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati
- il periodo di conservazione dei dati personali;
- l’origine dei dati che non siano stati raccolti.
Diritti dell’interessato
Ciascun interessato ha il diritto di accedere, aggiornare, cancellare, modificare, integrare o rettificare i propri dati personali. Più in particolare, ha il diritto di:
- revocare in qualsiasi momento il consenso, ove il trattamento sia basato sul suo consenso, per l’utilizzo dei suoi dati. Tuttavia, un eventuale revoca del consenso al trattamento dei dati personali raccolti dalla associazione, potrebbe comportare l’impossibilità per l’associazione di svolgere le sue legittime attività;
- limitare e/o opporsi all’utilizzo dei suoi dati;
- richiedere una revisione manuale di alcune attività di elaborazione dati automatizzata che influisca sui suoi diritti;
- richiedere una copia dei Suoi dati personali detenuti dalla associazione.
Ciascun interessato ha inoltre diritto alla portabilità dei dati ed alla revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca e fatto salvo quanto di seguito specificato per il diritto alla cancellazione, ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo individuata dalla legge italiana.
L’interessato che desideri esercitare i suoi diritti o sporgere un reclamo può contattare il Titolare del trattamento. Se vuole sporgere un reclamo può contattare direttamente anche il Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Monte Citorio n. 121, 00186 ROMA, Fax (+39) 06.69677.3785, Centralino telefonico: (+39) 06.696771, E-mail: garante@gpdp.it, Posta certificata: protocollo@pec.gpdp.
Conseguenze della mancata comunicazione dei dati
La comunicazione dei dati personali da parte dell’associato costituisce un requisito necessario per poter chiedere di far parte della associazione. La mancata comunicazione dei dati personali da parte dell’associato potrebbe quindi comportare l’impossibilità per l’associazione di ammettere un notaio tra i propri membri. L’opposizione al trattamento dei dati personali tratti dall’Albo Unico Albo Unico professionale elettronico – Articolo 3, D.P.R. 7 agosto 2012, n. 137 comporta l’impossibilità per l’associazione di inviare comunicazioni di interesse generale per i notai della Lombardia.
Processi decisionali automatizzati e profilazione
L’associazione non utilizza processi decisionali automatizzati e in nessun caso i dati personali verranno utilizzati per finalità di “profilazione” e cioè per valutare determinati aspetti relativi all’interessato, per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti degli interessati.
Dati non ottenuti presso l’interessato
Qualora l’associazione ottenga i dati personali presso l’Albo Unico Albo Unico professionale elettronico – Articolo 3, D.P.R. 7 agosto 2012, n. 137, in ordine all’identità e ai dati di contatto del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento, ai dati di contatto dell’eventuale responsabile della protezione dei dati, alle finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali, alla base giuridica del trattamento e alle categorie di dati personali raccolti presso il suddetto Albo Unici Nazionale, si fa rinvio alle informative messe a disposizione sul sito www.notariato.it.
Qualora l’associazione ottenga i dati personali presso soggetti terzi diversi da quelli sopra indicati, le informazioni di cui sopra verranno fornite all’interessato entro un termine ragionevole dall’ottenimento dei dati personali, ma al più tardi entro un mese, in considerazione delle specifiche circostanze in cui i dati personali sono trattati.